Uma das definições para boas práticas é “o uso de técnicas e ferramentas que possibilitem a organização e melhorem o desempenho na gestão empresarial”. No Franchising, conseguimos aplicar as boas práticas em muitas áreas – e temos, inclusive, as boas práticas legais, que são estratégias ligadas às questões jurídicas: quando bem utilizadas, elas administram conflitos de uma forma eficaz, reduzem a judicialização e minimizam danos. Se você, franqueador, quer saber como implantar boas práticas para melhorar o relacionamento com sua rede franqueada, leia este texto até o final!

Na maioria das vezes, as franqueadoras nascem pequenas e vão crescendo em estrutura conforme a rede franqueada também se amplia. Então, se elas têm a visão de que é preciso implantar boas práticas legais desde o começo de suas atividades, criam uma estrutura de governança que as torna sólidas, com uma gestão transparente e sem equívocos relacionados à missão e aos valores de seus franqueadores.

Uma marca que implanta as boas práticas jurídicas desde sua criação certamente tem mais chances de concorrer com legitimidade no mercado, porque praticará o Franchising Consciente, aquele baseado em valorização das relações humanas; observação às  leis e regulamentações vigentes; respeito ao consumidor, ao meio-ambiente e à sociedade; busca de ganhos mútuos para a franqueadora e para a rede franqueada; investimentos em tecnologia e inovação; diferenciação nos canais de distribuição e de varejo e presença digital.

No dia a dia, as boas práticas jurídicas são instrumentalizadas como ações que melhoram a gestão da franqueadora e ampliam o bom relacionamento com a rede franqueada, como nesses quatro exemplos que todas as franqueadoras podem adotar:

1 – Treinar juridicamente as equipes de Expansão, Operações e Consultoria de Campo da franqueadora – A lei 13.966/19, que rege o sistema de franquias no Brasil, determina que todas as franqueadoras devem entregar ao candidato à franquia a Circular de Oferta de Franquia (COF), um documento com o descritivo do negócio. Nele, constam as características do modelo de negócio,  direitos e deveres do franqueado, taxas e forma de remuneração da franqueadora, dentre outras informações exigidas legalmente, bem como as minutas de pré-contrato (para as redes que o adotam) e contrato de franquia (para todas as redes).

Como a COF e o Contrato de Franquia são documentos bastante importantes dentro do sistema de franquia, é fundamental que todos os colaboradores da franqueadora sejam capacitados e compreendam com profundidade a documentação legal que rege a franquia da marca.

Em relação à equipe de Expansão, isso se faz necessário para que, na concessão da franquia, não haja informações que não poderão ser validadas e muito menos deveres que não poderão ser cumpridos ou ainda negociações com muitas exceções que fujam ao padrão da franqueadora e, posteriormente, frustrem as expectativas do franqueado.

Para as equipes de implantação e operações, a capacitação é da mesma forma recomendada, já que elas atuam continuamente junto aos franqueados e poderão agir com mais assertividade e autonomia se souberem dos limites contratuais e conhecerem a fundo o que consta nos documentos legais da franquia. O ideal é que esse treinamento seja realizado anualmente, para toda a equipe, e a cada novo colaborador contratado.

 2 – Criar Conselho de Franqueados e entidade jurídica para Fundo de Propaganda – Quando uma marca soma cerca de 30 franquias, ela já pode pensar em ter um Conselho de Franqueados. O Conselho de Franqueados não é previsto na lei de franquias, mas é um órgão que deve ser defendido pela própria franqueadora, por meio de um regulamento próprio, com regras e disposições aprovadas pelos futuros membros do Conselho. Em geral, eles são formados por representantes de todas as regiões nas quais há unidades franqueadas.

O Conselho pode opinar sobre questões importantes que permeiam o universo da franquia. Isso envolve mix de produtos, serviços, fornecedores, direcionamento das verbas de marketing, problemas com a concorrência, obstáculos no relacionamento com a franqueadora, alinhamento de expectativas, crises de relacionamento e demais questões que envolvam a rede como um todo. A sua abrangência vai depender do grau de maturidade e sabedoria do próprio franqueador, uma vez que não existem regras rígidas e muito menos legais, para o seu objeto. O Conselho de Franqueados, porém, é um órgão consultivo – e não deliberativo.

Outra boa prática é a criação de uma pessoa jurídica com presença de franqueadores e franqueados com objetivo único de gerir o fundo de propaganda – um ponto comum de discórdia entre franqueadores e franqueados. Trata-se de uma entidade sem fins lucrativos (com CNPJ próprio) que tem a franqueadora e os franqueados como membros, eleitos proporcionalmente à representatividade de cada região.

De forma cooperada, os membros desta figura jurídica avaliam as necessidades da marca e realizam conjuntamente a gestão do fundo de propaganda. É importante frisar que, neste tipo de abordagem, a organização societária se dá sob uma estrutura legal embasada em legislação cível, o que facilita os procedimentos legais e as regras aplicadas, e ainda com benefícios de governança e vantagens tributárias. 

3 – Ter um Conselho Consultivo na franqueadora – Nas franqueadoras, o Conselho Consultivo tem a mesma função que tem em outras empresas: a de reunir profissionais independentes, com grande experiência diversificada, que tragam uma visão mercadológica estratégica para a empresa, com a finalidade de apontar caminhos que a valorizem e ampliem a sua atuação no mercado. Esse olhar de fora permite o aprimoramento de melhores práticas, porque há mais pessoas capacitadas refletindo estrategicamente sobre o negócio.

Os Conselhos mais eficientes são compostos por profissionais intergeracionais e diversificados, que tiveram experiências distintas, mas que possuem vivência comprovada em Franchising. O Conselho Consultivo é acessível para todos os portes de franqueadoras, até porque cada franqueadora pode organizá-lo da forma que melhor lhe convier.

 4 – Evitar a judicialização de conflitos optando por Negociação e Mediação – Evitar a judicialização dos conflitos é uma das mais importantes decisões que as franqueadoras podem tomar quando decidem implantar as boas práticas jurídicas em suas redes. Mas fazer isso depende de como elas lidam com seus problemas dentro de casa, desde a sua origem. Quando uma franqueadora surge, ela tem uma certeza: conflitos com franqueados existirão, em menor ou maior grau. Isso porque se trata de relacionamento humano e as pessoas são, sentem e se expressam de formas diferentes. Assim, é preciso que haja todo um planejamento sobre como a franqueadora lidará com as situações mais difíceis – mesmo antes que elas aconteçam.

As franqueadoras que possuem ciência a respeito das dificuldades que poderão surgir ao longo da relação com seus franqueados se antecipam a isso, criando mecanismos jurídicos para lidar com cada situação. Isso se dá não apenas por envio de advertências e notificações, mas pela aplicação de uma comunicação cuidadosa e eficiente, clara e transparente, com a ajuda de uma equipe de gestores e advogados preparada para isso. E, como alternativa final, ainda existe a possibilidade de estipulação de uma cláusula escalonada propondo a resolução do conflito por Negociação e Mediação, que são métodos pacíficos que permitem a continuidade ou não do relacionamento entre as partes de uma forma harmoniosa e afável, antes da decisão de judicialização. A forma de administração e gestão de conflitos  adotada por cada franqueadora, diferencia a marca num cenário competitivo. Isso porque reflete em economia de custos, aproveitamento do tempo e investimento num  futuro melhor e,ainda, em inovação. 

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